كيف تحول قائمة المهام إلى أداة ذكية تزيد إنتاجيتك؟
مع ازدحام الحياة اليومية واقتراب موسم العطلات، قد تجد أن قائمتك اليومية تزداد طولًا بشكل مثير للقلق. بدلاً من الوقوع في فخ التوتر، لماذا لا تفكر في تحسين طريقتك في كتابة قائمة المهام؟
إليك ثلاث استراتيجيات مبتكرة لتحويل قائمة المهام الخاصة بك إلى أداة أكثر فائدة وفعالية:
1. أنشئ قائمة مهام بناءً على مستوى طاقتك
تشير الكاتبة ستيفاني فوزا إلى استراتيجية من الكاتبة والمدربة ريبيكا أرنولد، التي تساعد أعضاء هيئة التدريس بجامعة هارفارد على تحسين إنتاجيتهم. توصي أرنولد بإنشاء ثلاث قوائم منفصلة بناءً على مستوى طاقتك الحالي: “قائمة النجوم”، “قائمة الوسط”، و”قائمة الملل”.
عندما تكون في قمة طاقتك، استغل هذه اللحظات لإنجاز أصعب المهام وأكثرها إبداعًا. أما في فترات انخفاض الطاقة، مثل بعد الغداء، فتوجه نحو المهام البسيطة، كتنظيم البريد الإلكتروني.
تقول أرنولد: “في بداية كل فترة عمل، اسأل نفسك: كيف هو مستوى طاقتي الآن؟ ستعرف بعدها ما يجب التركيز عليه دون إضاعة الوقت في التفكير.”
2. اكتب قائمة “قد أفعلها”
يعتمد المدير التنفيذي السابق في جوجل، جون زيراتسكي، على قائمة سماها “قد أفعلها”. تحتوي هذه القائمة على المهام البسيطة مثل حجز المواعيد أو تقديم المصاريف، وفقًا لما كتبته أماندا إمبر، مؤسسة استشارات التغيير السلوكي Inventium.
تكمن فائدة هذه الاستراتيجية في منع هذه المهام الصغيرة من الاستحواذ على حيز كبير في قائمة المهام الرئيسية، مما يساعد على تخفيف الشعور بالإرهاق. عندما تتراكم هذه المهام، يمكن تخصيص وقت لإنجازها دفعة واحدة، ما يعزز الكفاءة.
تقول إمبر: “هذه الطريقة تمنحك شعورًا بالحرية وتزيد من دافعيتك، حيث تشير الأبحاث إلى أن اختيار المهام بأنفسنا يمنحنا رضا أكثر مقارنة بالمهام المفروضة علينا.”
3. واجه الواقع وتخلّ عن المهام غير الضرورية
قامت الكاتبة راشيل بدعوة خبراء تنظيم لاستعراض قوائمها، وتوصلت إلى درس صعب: بعض المهام تحتاج ببساطة إلى حذفها من قائمتك تمامًا.
قد يكون السبب أنك لم تعد بحاجة إلى هذه المهمة أو أن أولوياتك تغيرت منذ كتابتها.
توضح رشيل إيسيب، مؤلفة كتاب كيف تصبح أكثر تنظيمًا الآن: “إذا كانت بعض المهام أساسية حقًا، فستجد طريقة لإنجازها. وإذا لم تفعل، فربما حان الوقت لإعادة تقييم مدى أهميتها.” باستخدام هذه الاستراتيجيات، يمكنك استعادة السيطرة على قائمتك وجعلها أداة تخدمك بدلًا من أن تصبح عبئًا عليك!
كيف تحول قائمة المهام إلى أداة ذكية تزيد إنتاجيتك؟
