اولاً: عندما يتم الإعلان عن مؤتمر أو معرض ما في مجال اهتمامك، تأكد أولاً أن المنظمين هم من جهات مسؤولة ويتمتعون بسمعة جيدة في مجالهم ولهم خبرة سابقة بعقد وتنظيم المؤتمرات. عادة ما يتم تلقي الدعوات للحضور عن طريق مؤسسات القطاع الخاص أو الغرف التجارية أو من خلال الإعلانات وغيرهم.

ثانياً: إذا قررت الذهاب مع مجموعة، فيفضل ألا تكون من نفس مجال الأعمال حتى لا يتسبب أجواء التنافس في السوق في إفساد أجواء الرحلة ولتجنب الوقوع بالإحراج عند لقاءك مع أي من ذوي العلاقة مع عملك.

ثالثاً: تأكد من حصولك على إذن السفر أو التأشيرة اللازمة للسفر من أجل المشاركة في المؤتمر باكراً، حتى لا تتأخر.

رابعاً: تأكد أنك قد أنشأت ملفاً شخصياً على بعض مواقع التواصل الاجتماعي الاحترافية مثل اللينكدإن. انشر عليها سيرتك الذاتية مختصرة وخالية من الأخطاء وبالأخص الإملائية علماً بأن هذا الموقع باللغة الإنجليزية.

خامساً: اقرأ جيداً أسماء المشاركين وابحث عنهم على محركات البحث مثل جوجل، علك تجد قواسم مشتركة معهم، وقم بطلب إضافة من تراه مناسباً إلى قائمة معارفك على اللينكد إن. وانضم إلى مجموعات تبحث في المواضيع التي تهمك والتي هي محور المؤتمر.

سادساً: احرص على المشاركة في الجلسات الهامة والمشاركة في النقاشات والاستفسار عن كل أمر يهمك ويساعدك على النجاح في مشروعك أو في عقد صفقات محتملة. واقرأ جيداً برنامج المؤتمر وتفاصيل الجلسات.

سابعاً: ركز على ما تود تحقيقه من المشاركة في المؤتمر أو المعرض لذلك عليك الاهتمام بالتفاصيل وإعداد المعلومات الهامة عن مشروعك للعرض على الحضور، أو إعداد منتجاتك التي يمكن أن تشارك فيها في المعرض أو لقاءات عن طريق اللقائات الشخصية مع الشركات وممثليهم. واحرص على ان تدوِّن جميع الملاحظات التي تسمعها وخصوصاً تلك التي بحاجة إلى متابعة.

ثامناً: عند الانتهاء من المؤتمر، يفضل فرز البطاقات التعريفية التي حصلت عليها وكتابة قائمة من أسماء الأشخاص الذين تعرفت عليهم. يفضل عمل مسح ضوئي للكرت فوراً باستعمال تطبيق المحمول على الاندرويد أو ابل، وذلك بتصوير البطاقة بالهاتف الذكي والتي ستقوم بتخزين جميع المعلومات وأحيانا تضيف الصورة من مواقع التواصل الاجتماعي.

تاسعاً: قم بتحضير بروشور عن أعمالك بكمية كافية وباللغة المناسبة، فمثلاً، إذا كان عقد المؤتمر في بلد مثل فرنسا فيفضل أن تكون المعلومات المطبوعة عن شركتك باللغة الفرنسية والانجليزية. 

عاشراً: حضر رسالة “شكر” لفرصة التعارف لكل من قابلتهم ويمكنك استكمال فتح فرص أعمال جديدة معهم بالمتابعة الجيدة من خلال المراسلات ومن خلال مواقع التواصل الاجتماعي.